TR FR AR

Processes of Branch and Institutional Archives
Metin Boyutu [-] [+]


 

Birim arşivi:

Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşivlerdir.

(Mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılır.)

Kurum arşivi:

Kurum ve kuruluşların, merkez teşkilâtları içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezî arşivlerdir.

 

Mükellefler, belirli bir süre saklayacakları arşivlik malzeme için Birim Arşivleri, daha uzun bir süre saklayacakları arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için Kurum Arşivlerini kurarlar. Mükellefler elinde bulunan arşivlik malzeme birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise, kurum arşivlerinde 10-14 yıl süre ile saklanır.

Koruma Yükümlülüğü

Mükellefler, ellerinde bulundurdukları ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim etmedikleri arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut aslî düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdürler.

Bu nedenle arşivler, kendiliğinden tehlike arz eden (yangın, su basması, ısı, ışık, rutubet ve nem vb.) yerlerden uzak tutulmalı; arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin zarar görmemesi için arşiv mekânlarında her tür tedbir alınmalıdır.

 

Birim Arşivine Evrak Devir İşlemi
Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tâbi tutulur. Ayırım işlemlerini müteakip, Birim Arşivine devredilecek malzeme, birimi, işlem yılı, aidiyeti, gizliliği, ekleri vs. özellikleri dikkate alınarak uygunluk kontrolü yapılıp, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde Birim Arşivine devredilir.

Birim Arşivine evrak devredilirken, standart dosya planı dikkate alınır; evrak asli düzeni içerisinde Envanter listeleri hazırlanarak devredilir.

Arşivlik malzeme, birim arşivinde asli düzeni içerisinde hiyerarşik yapıya ve standart dosya planına uygun olarak 1-5 yıl muhafaza edilir.  

Kurum Arşivine Evrak Devir İşlemi
Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, uygunluk kontrolü yapılarak kurum arşivine devredilir. Arşivlik malzeme (ve arşiv malzemesi), işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle arşivlere devredilen fonları, bütünlüklerini bozmadan aslî düzeni ile bırakılır. Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu kurum, daire ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir. Arşiv malzemesinin kurum arşivinde saklama süresi 10-14 yıldır.

 

Birim ve kurum arşivi işlemleri için bkz. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

 

Her bir dosya gömleği içerisine o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek olan Dosya Muhteviyatı Döküm Formu

 

Standart dosya planına göre kullanılacak Örnek Dosya Sırtı

 

Üniteden birim arşivine, birim arşivinden kurum arşivine belge devrinde kullanılabilecek örnek Belge Devir Teslim ve Envanter Formu

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne evrak devir işlemlerinde kullanılacak Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu

 




© 2014 - General Directorate of State Archives of the Prime Ministry of the Republic of Turkey