TR FR AR

Services of Electronic Records Management
Metin Boyutu [-] [+]


Kamu adına görev yapan kurum ve kuruluşların faaliyetleri sonucu oluşan belgelerin kayıt altına alınması ve bu belgelerin istenildiği anda erişilebilir şekilde yönetilmesi, kurumsal faaliyetlerin ayrılmaz bir parçası ve bir kamu görevidir. Herkesin, her zaman, her yerden kolaylıkla ulaşabileceği şeffaf, verimli ve sade bir kurum yapısı günümüzde modern ve demokratik kurumların temel hedefi haline gelmiştir. Bilgisayar ve iletişim teknolojilerindeki gelişmeler bu hedefi gerçekleştirecek olgunluğa ulaşmış ve her geçen gün daha da gelişmektedir. Son yıllarda sıkça duyduğumuz e-ticaret, e-iş ve e-devlet gibi kavramlar bu gelişmelerin bir sonucudur. Elektronik ortamda sunulan hizmetlerin ve e-kurum yapısının temelini ise elektronik bilgi sistemleri oluşturmaktadır.

Kamu kurum ve kuruluşlarınca elektronik ortamlarda üretilen belgelere erişimin daha sağlıklı ve süratli olabilmesi için, belgeler standart bir yapıda oluşturulmalıdır. Bu standartlaşmayı sağlamak amacıyla;

9 Eylül 2004 tarihli ve 7 sayılı e-Dönüşüm Türkiye İcra Kurulu Kararı ile Elektronik İmza Yasasının getirdiği yeni imkanları da içerecek şekilde, kamuda elektronik kayıt yönetimi hakkında gerekli çalışmaları yapmak üzere Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü görevlendirilmiştir. 2005/5 sayılı Yüksek Planlama Kurulu Kararı ile uygulamaya konulan e-Dönüşüm Türkiye Projesi 2005 Eylem Planında, 37 nolu Kararla Kamuda Elektronik Kayıt Yönetimi eylemine yer verilmiştir.

Bu eylem; üretilecek, kayıt altına alınacak, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacağı usul ve esaslar ile, kurumlarda oluşturulacak elektronik kayıt sistemlerinin birbiriyle uyumlu işlemesi ve etkin şekilde yönetilmesine ilişkin asgari standartların belirlenmesi hususlarını kapsamaktadır.

Bu çerçevede Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından “Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli V.1.0” çalışmasının ilk versiyonunu tamamlamıştır. Merkezi ve yerel tüm kamu kurum ve kuruluşlarının kullanacakları belge yönetim sistemleri için bağlayıcı nitelikte olacak bu çalışmanın sağlıklı sonuçlanabilmesi için ilgili tüm tarafların katkısının sağlanması amacıyla 13 Temmuz 2005 tarihinde bilgilendirme toplantısı yapılmıştır.

Uygulamaya konacak nihai çalışmanın tüm kamu kurum ve kuruluşlarının ihtiyaçlarına cevap verebilmesi için, katılımcılardan toplantı esnasında ve devamındaki görüş ve önerileri alınarak “Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli V.2.0”tamamlanmıştır. Yapılan çalışma Nisan 2006 tarihinde Türk Standartları Enstitüsüne sunularak 19 Haziran 2007 tarihinde 13298 sayılı Elektronik Belge Yönetimi Standardı olarak yayınlanmıştır.

Standardın kamu kurum ve kuruluşlarınca uygulanabilmesini sağlamak üzere 16 Temmuz 2008 tarihli ve 26938 sayılı Resmi Gazetede 2008/16 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile duyurusu yapılmıştır.



ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ

Elektronik belge yönetimi, kurumların gündelik işlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum aktivitelerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format, ve ilişkisel özelliklerini korumak ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmektir.

NEDEN EBYS ?

—  Teknolojik Gelişmeler

—  Maliyet Kazancı

—  Zaman tasarrufu

—  Şeffaflık

—  Kolay yönetebilme ve hızlı erişilebilirlik

—  Standartlaştırma

—  Arşivleme

—  Ekolojik kazanç

TSE 13298 OLUŞUM SÜRECİ

—  3 Aralık 2003 tarihinde e-Dönüşüm Türkiye İcra Kurulu oluşturuldu.

—  Elektronik İmza Kanunu 23 Ocak 2004 tarihinde yayınlandı ve 23 Temmuz 2004’de yürürlüğe girdi.

—  Yüksek Planlama Kurulu 24 Mart 2005 tarihinde e-Dönüşüm Türkiye Projesi 2005 Yılı Eylem Planı yayınlandı.

—  Eylem Planı 37. Maddesi

“Elektronik ortamlarda üretilecek, kayıt altına alınacak, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacakları usul ve esaslar ile kurumlarda oluşturulacak elektronik kayıt sistemlerinin birbirleriyle uyumlu işlemesi ve etkin bir şekilde yönetilmesine ilişkin asgari standartların belirlenmesi hususlarında çalışmalar yapılacaktır.”

 

 

 

E-DÖNÜŞÜM TÜRKİYE İCRA KURULU

Karar Tarihi: 9 Eylül 2004

Karar No: 7

Karar Konusu: Kamuda Elektronik Kayıt Yönetimi

İcra Kurulu, Kamuda Elektronik Kayıt Yönetimi konularında çalışmalar yapmak üzere Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünü görevlendirmiştir.

 

Elektronik Belge Standartları. 2008/16 Sayılı Başbakanlık Genelgesi. 16 Temmuz 2008 tarih ve 26938 sayılı Resmi Gazete de yayınlamıştır.

 

 

 

 

EBYS KAPSAM

Elektronik belge yönetimi sistemi (EBYS) için gerekli sistem gereksinimleri,

-EBYS için gerekli belge yönetim teknikleri ve uygulamaları,

-Elektronik belgelerin yönetilebilmesi için gerekli gereksinimler,

-Elektronik ortamda üretilmemiş belgelerin yönetim fonksiyonlarının elektronik ortamda yürütülebilmesi için gerekli gereksinimler,

-Elektronik belgelerde bulunması gereken diplomatik özellikler,

-Elektronik belgelerin hukuki geçerliliklerinin sağlanması için alınması gereken önlemler,

-Elektronik imza ve mühür sistemlerinin uygulanması için gerekli sistem alt yapısının tanımlanması

EBYS ye geçiş sürecinde dikkat edilmesi gereken hususlar;

- EBYS planlanırken öncelikle “Dosya Tasnif Planları” hazırlanmalıdır,

- Süreçler belirlenmeli iş akışları oluşturulmalıdır,

- Belge yönetim politikaları belirlenmeli,

- Belgelerin yönetilmelerinden sorumlu olacak uzman personel istihdam edilmeli,

- Yetki ve sorumluluklar belirlenmelidir,

- Diğer kurumsal bilgi sistemleri ile entegrasyon iyi planlanmalı,

- Her konu ve aşamada Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile iş birliği yapılmalıdır.

EBYS İÇİN ÖNERİLER

—  EBYS Şube Müdürlüklerinin kurulması,

—  Kurumdaki birimlerin beraber hareket etmesi, yükün sadece bilgi işleme bırakılmaması,

—  Ebys almadan önce; kurum standart dosya planları, iş akışları, imza rotaları vb. durumların hazırlanması.

—  Kurumda bir iç yönerge hazırlanması (programı tarif eden ve kurum içi kuralları, görev tanımlarını anlatan)

—  Her aşamada DAGM ile işbirliği

 

DEVLET ARŞİVLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜNCE YAPILAN ÇALIŞMALAR

2009 yılında;

Merkezi yönetimlere yönelik genel bilgilendirme toplantısı yapılmıştır.

Toplantıya; 126 kamu kurum ve kuruluşundan 411 kişi katılmıştır.

 

2010 yılında yerel yönetimler, valilikler ve üniversiteler yönelik genel bilgilendirme toplantısı yapılmıştır.

Toplantıya:

Büyük Şehir Belediyeleri, il belediyeleri ve nüfusu 100000 in üzerinde olan ilçe belediyeleri olmak üzere 146 birimden 286 kişi,

81    İlin özel idarelerinden 185 kişi,   89 Üniversiteden 183 kişi katılmıştır.

 

01 Haziran 2009 dan bugüne kadar 85 kamu kurum ve kuruluşunda (bakanlık- genel müdürlük-belediye-üniversite) yerinde tespit denetim  ve eğitim çalışması yapılmıştır.

Amacı;

—  Kamu kurum ve kuruluşlarını EBYS ve elektronik arşiv konusunda bilinçlendirmek,

—  Kamu kurum ve kuruluşlarında yapılan EBYS çalışmalarını daha yakından takip edebilmek ,

—  Kurumlarda EBYS işlemlerinin standarda uygun bir biçimde ilerlemesini sağlamak,

—  Kamuda EBYS konusunda bir birliktelik oluşturmak,

—  Kamuda ortak çalışabilir bir platform oluşturmak.

 

17 EYLÜL- 14 KASIM 2013 tarihleri arası toplam 61 Grup halinde 498 kurum ve 1150 kişiye eğitim ve bilgilendirme toplantıları yapıldı.

 

 




© 2014 - General Directorate of State Archives of the Prime Ministry of the Republic of Turkey